Föreningen, styrelsen och valberedningen

Få en överblick av det lokalfackliga arbetet och vad uppdraget för föreningen, styrelsen och valberedningen innebär. Ta del av mallar som stöttar dig i styrelsearbetet och inför årsmötet.

Innehåll på sidan

Lokalt fackligt arbete: föreningen

Den lokalfackliga verksamheten ser olika ut beroende på arbetsplatsen storlek, sektor eller bransch. På de allra flesta arbetsplatser finns det lokala föreningar som företräder medlemmarna. På stora arbetsplatser finns ibland flera föreningar och oftast är dessa organiserade med en övergripande förening (lokalförening) med flera underföreningar (lokal-lokal-föreningar).

Inom privat sektor heter de lokala fackföreningarna oftast Akademikerföreningar. En Akademikerförening företräder inte bara Akavias medlemmar utan även medlemmarna i andra Sacoförbund.

Inom statlig sektor finns det Saco-S-föreningar som företräder samtliga medlemmar på arbetsplatsen som tillhör ett av de 18 Sacoförbunden som ingår i Saco-S.

Inom kommunal sektor (kommuner, regioner, kommunala bolag och Svenska kyrkan) finns Akaviaföreningar. Akaviaföreningar företräder bara Akavias medlemmar på arbetsplatsen.

Inom vissa kommuner har Akavia bildat AkademikerAllians-föreningar tillsammans med andra Sacoförbund. I dessa fall företräder föreningen medlemmarna i de förbund som valt att ingå i föreningen.

Saknas det en förening på din arbetsplats?

Bilda en förening genom att försöka samla tillräckligt många medlemmar. Genom föreningen kommer medlemmarnas inflytande och engagemang för arbetsplatsen och fackliga frågor att öka.

Styrelsen: uppdrag, roller och arbetsfördelning

Styrelsen leder föreningens arbete. Ledamöterna i styrelsen väljs direkt av medlemmarna på ett årsmöte. Ibland väljs ordförande och andra poster i separata val eller så väljs samtliga ledamöter till styrelsen som sedan utser de olika posterna inom sig. Hur detta går till styrs av föreningens stadgar, som kan beskrivas som föreningens grundlag.

När en ny styrelse är vald hålls ett så kallat konstituerande möte där styrelseledamöterna fördelar ansvarsområden och uppgifter mellan sig. Hur fördelningen går till beror på olika faktorer, som arbetsplatsens storlek (om exempelvis arbetsgivaren har olika verksamheter/ finns på olika orter), antalet förtroendevalda och ledamöternas intresse och engagemang för olika frågor.

Roller i styrelsen

En styrelse kan bestå av olika roller. Här följer exempel på några:

Ordförande – är sammankallande för styrelsen och leder styrelsens arbete. Ordförande har ansvar för samordningen och ser till så att arbetet fungerar i styrelsen. Ordföranden kan också leda styrelsemötena, men det kan även någon annan ledamot göra. Det är inte ordförandens uppgift att göra allt styrelsearbete. Utan det är hela styrelsen som tillsammans ska utföra uppdraget som de fått förtroende av medlemmarna att utföra.
Vice ordförande – är ofta ordförandens högra hand och fungerar som en back-up. Vice ordförande behöver vara insatt i verksamheten för att vid behov kunna ersätta ordföranden. Vice ordförande kan vara ett bra stöd till ordförande i dennes roll som samordnare för styrelsens arbete.
Sekreterare – har oftast hand om föreningens stadgar och medlemsuppgifter och är den som skriver protokoll på styrelsemötena. Det går även att låta olika ledamöter turas om att skriva protokoll.
Ledamot – en ordinarie ledamot väljs på årsmötet av medlemmarna. Vilket ansvar och vilken roll en ledamot ska ha kommer styrelsen överens om.
Suppleant – väljs på årsmötet och fungerar som en reservledamot. Suppleanten ersätter en ordinarie ledamot som avgår. En suppleant kan med fördel medverka på styrelsemötena för att hålla sig uppdaterad om föreningens verksamhet.
Adjungerad ledamot – styrelsen kan välja att ta in en extra ledamot under en begränsad tid eller för ett begränsat uppdrag.

Arbetsfördelning och ansvarsområden

Tänk på att inte låta arbetsgivarens agenda helt och hållet styra föreningens arbete. Ni arbetar på uppdrag av medlemmarna, därför är det viktigt att ha koll på vilka de är och planera in olika tillfällen för återkoppling och dialog med medlemmarna.

Några råd är att planera verksamheten i en verksamhetsplan eller ett årshjul. Ta fram en aktivitetsplan där ni anger vilka medlemsaktiviteter ni planerar och när, exempelvis inför eller efter en lönerevision. Ta fram en rekryteringplan och sätt upp mål som ni enkelt kan uppnå.

Det är viktigt att fördela arbete på alla i styrelsen. Det är inte ordförandens uppgift att göra allt. Utgå från ledamöternas intresse och engagemang för olika frågor när ni delar ut uppgifterna. Uppdraget blir betydligt mer givande om man får utlopp för sitt engagemang i frågor man brinner för. Exempel på ansvarsområden är:

Rekryteringsansvar – Fokus på medlemsrekrytering, synlighet och medlemsaktiviteter.
Informationsansvar – Fokus på hur styrelsen ska kommunicera och ha dialog med medlemmarna. Exempelvis via mejl, nyhetsbrev, medlemsmöten eller aktiviteter.
Övriga områden – Andra områden som det kan vara bra att utse en eller flera ansvariga för är lön och löneprocess, arbetsmiljö samt förhandling och samverkan.

Fördjupa dig om ditt uppdrag som förtroendevald eller styrelsearbetet genom att anmäla dig till fackliga utbildningar. Du kan även få mer råd och stöd hur ni kan lägga upp arbetet i styrelsen med handböcker från både Akavia, Saco och Saco-S.

Samverkan och förhandling: en del av det fackliga uppdraget

En stor del av arbetet i föreningen handlar om att samverka/förhandla olika frågor med arbetsgivaren. Arbetsgivaren är den som leder och fördelar arbetet men facket har rätt att vara med och påverka arbetsgivaren innan denna fattar viktiga beslut. Denna rättighet använder sig facket av antingen genom förhandling enligt Medbestämmandelagen (MBL) eller genom samverkan med stöd av samverkansavtal. Som förtroendevald har du mandat att företräda medlemmarna i förhandlingar och samverkan på din arbetsplats.

Råd om samverkan och förhandling

Årsmöte: dokument, överlämning och valberedningen

Årsmötet är föreningens högst beslutande organ. Vid årsmötet väljs bland annat styrelse och valberedning. Årsmötet är ett bra tillfälle att samla medlemmarna för att återkoppla och ha en dialog om det lokalfackliga arbete, det behöver inte bara innehålla de formella delarna.

Observera att årsmötet är en så kallad internfacklig händelse. Detta gör att du har inte rätt att genomföra årsmötet på arbetstid. Många arbetsgivare har dock inget emot att årsmötet genomförs på arbetstid då de ser fördelarna med att ha ett fackligt engagemang lokalt. Men stäm av detta med arbetsgivaren om du vill ha årsmötet på arbetstid eller nyttja arbetsgivarens möteslokaler. Årsmötet kan annars förläggas under lunchtid eller efter arbetsdagens slut. Det går även att genomföra årsmötet digitalt.

Dokument

Inför årsmötet ska kallelse och dagordning skickas ut. Under mötet ska även protokoll föras. Använd Akavias mallar som inspiration. Tänk på att protokollen är beslutsprotokoll. Det betyder att beslut måste redovisas, men inte hela diskussionen som lett fram till beslutet. Därför kan protokollen vara relativt kortfattade.

Överlämning till en ny styrelse

Om årsmötet väljer en ny styrelse för föreningen behöver ni ordna en överlämning till den nya styrelsen. Detta så att den nya styrelsen får information om pågående processer med arbetsgivaren samt annan viktig information.

Valberedningen

En välfungerande valberedning är en grundförutsättning för att skapa en bra styrelse och livskraftig lokalförening. Det är valberedningen som föreslår vilka som ska ingå i styrelsen, inför årsmötet, och fylla styrelsen med nya ledamöter om det sker ett avhopp under året. Därför är det viktigt att valberedningsarbetet är så tydligt och så lätt som möjligt.

Uppdraget som ledamot i en valberedning är ett så kallat internfackligt uppdrag. Det innebär att man som valberedare inte kan kräva att få utför sitt uppdrag på arbetstid. Men ha gärna en dialog med arbetsgivaren om detta.

En välfungerande valberedning är en förutsättning för att skapa en bra styrelse och livskraftig förening. Valberedningen, som oftast består av två till tre personer, har större betydelse än vad många tror. Saknas en valberedning så är det styrelsens ansvar att fylla de vakanser som uppstått.

Det är viktigt att valberedningen får rätt förutsättningar för att utföra sitt uppdrag. Därför erbjuder vi särskilda utbildningar för valberedningar, vilken du som en ledamot i en valberedning förväntas du delta på.

Som ett komplement till valberedningsutbildningen finns det även en handbok och en checklista för valberedningar.

Mallar för styrelsen och årsmötet

Inför årsmötet med medlemmarna är det en del dokument som behöver sammanställas och skickas ut till medlemmarna. Här hittar du mallar till er verksamhetsberättelse, mötets dagordning, kallelse til medlemmarna och protokoll.

Du kan även ta del av användbara dokument till ert styrelsearbete. Ladda ner mallar för årsplanering med aktivitetsplan, dagordning och protokoll. Vi har även tagit fram ett exempel på hur dagordningen och protokollet för ett styrelsemöte kan se ut.

Önskar du byta ut Akaviaogotypen mot Saco-S eller Saco så finns mallar och logotyper på Saco-S respektive Sacos webbsidor. Du byter ut logotypen i mallen genom att ladda ner den, välj infoga och sidhuvud.