Vad ska ett personligt brev innehålla?

För att säkerställa att din ansökan känns relevant för arbetsgivaren är det viktigt att varje personligt brev är skräddarsytt för den specifika tjänsten du söker. Eftersom du behöver anpassa dina budskap och argument utifrån krav och önskemål som nämns i annonsen. Undvik därför att använda samma brev till flera ansökningar. Anpassa ditt brev så att det matchar de krav och önskemål som nämns i annonsen.  

Här kan du ta del av 14 tips över hur du skriver ditt personliga brev: 

1. Läs på (mer) om jobbet 

   Innan du börjar skriva, se till att du har läst igenom jobbannonsen noggrant och förstått vad arbetsgivaren söker – både sett till formella krav och outtalade behov. 

2. Brainstorma innan du skriver 

   Ta dig tid att brainstorma och samla dina tankar innan du börjar att skriva. Detta hjälper dig att få en klar bild av vad du vill förmedla och gör skrivprocessen smidigare.

3. Definiera dina budskap 

   Ditt personliga brev är din chans att styra förväntningarna och besvara eventuella invändningar redan på förhand. Fokusera på de budskap som gör dig till en unik kandidat och lyft fram dessa tydligt.

4. Fråga andra vad du är bäst på 

   Om du har svårt att komma på vad du ska skriva om dig själv, fråga kollegor, vänner eller din familj vad de tycker är dina styrkor och bästa egenskaper.

5. Skriv direkt till personen som kommer läsa brevet 

   Försök att skriva ditt personliga brev som om du talar direkt till den person som kommer att läsa det. Detta gör brevet mer personligt och engagerande.

6. Var konkret och specifik 

   Istället för att använda generella fraser, ge konkreta exempel på dina erfarenheter och prestationer som är relevanta för tjänsten.

7. Lyft din potential 

   Ett vanligt misstag är att bara skriva om vad du redan gjort. Istället bör du visa vad du vill åstadkomma framöver. Arbetsgivare letar inte efter någon som bara fyller en funktion utan någon som kan bidra till framtida framgångar.

8. Visa din entusiasm 

   Arbetsgivare vill se att du är genuint intresserad av tjänsten och företaget. Visa din entusiasm och förklara varför du vill arbeta just där.

9. Undvik klichéer 

   Försök att undvika vanliga klichéer som "jag är en lagspelare" eller "jag är en hårt arbetande person" och fokusera istället på att ge unika eller personliga exempel.  

10. Håll det kort och koncist 

    Ett personligt brev bör inte vara längre än en A4-sida. Fokusera på de mest relevanta erfarenheterna och färdigheterna.

11. Använd en professionell ton 

    Även om du vill visa din personlighet, är det viktigt att hålla en professionell ton genom hela brevet och anpassa gärna ditt tilltal till branschen du söker dig till.

12. Fokusera på arbetsgivaren 

    Tänk på att beskriva dina erfarenheter och egenskaper för att visa arbetsgivaren hur du kan bidra till deras organisation. Behåll en balans mellan att berätta om din själv och din kompetens, och arbetsgivarens verksamhet.

13. Avsluta med en uppmaning till handling 

    Avsluta ditt brev med att uttrycka din önskan om att bli kontaktad för en intervju och tacka arbetsgivaren för deras tid.

14. Korrekturläs noggrant 

    Ett personligt brev med stavfel eller grammatiska fel kan ge ett dåligt intryck. Låt någon annan läsa igenom ditt brev innan du skickar in det, med ditt CV. 

Att skriva ett personligt brev som sticker ut handlar om att kombinera din egen berättelse med arbetsgivarens behov. Med rätt struktur och innehåll kan du visa både din potential och varför just du passar för rollen. Här är några mer djupgående råd för att lyckas. 

Börja med att förstå rollen 

Ta dig tid att brainstorma och samla dina tankar innan du börjar skriva. Detta hjälper dig att få en klar bild av vad du vill förmedla och gör skrivprocessen smidigare. 

Ett bra personligt brev börjar med research. Läs jobbannonsen noggrant och försök förstå vad arbetsgivaren söker – både sett till formell kraven och outtalade behov. Det handlar inte bara om att uppfylla checklistor utan att visa att du förstår organisationens mål och utmaningar. Besök deras webbplats, kolla in deras LinkedIn-profil eller närvaro i andra sociala medier och om möjligt, prata med någon som arbetar där. När du förstår vad rollen innebär blir det enklare att formulera varför du är rätt person för jobbet. 

Lyft fram din potential 

Ett vanligt misstag är att bara tala om vad du redan gjort. Istället bör du visa vad du vill åstadkomma framöver. Arbetsgivare letar inte efter någon som bara fyller en funktion utan någon som kan bidra till framtida framgångar. Beskriv din riktning och ambition med konkreta exempel. Istället för att säga att du vill ”använda din utbildning” kan du till exempel visa hur du vill utvecklas inom ett specifikt område som tjänsten erbjuder. Om du dessutom kopplar detta till en passion, som ditt intresse för en specifik bransch eller arbetsuppgift, blir ditt brev ännu mer övertygande. 

Ha arbetsgivaren i fokus

Ett personligt brev är inte bara en presentation av dig själv, det är också en möjlighet att visa att du förstår arbetsgivarens behov. Genom att anpassa brevet till företaget och rollen visar du att du är engagerad och har tänkt igenom ditt val. Om du kan peka på specifika saker som skiljer företaget från konkurrenter, deras värderingar eller produkter, skapar du en starkare koppling. Var konkret och förklara varför just detta företag lockar dig, till exempel om deras arbete ligger i linje med dina egna värderingar eller karriärmål. 

Försök att skriva ditt brev som att du talar direkt till den person som kommer att läsa det. Detta gör brevet mer personligt och engagerande. 

Ge konkreta exempel 

När du beskriver dina erfarenheter, fokusera på resultat. Ett påstående som ”jag är noggrann” blir mycket mer trovärdigt om du knyter det till en prestation, exempelvis: ”Tack vare min noggrannhet kunde jag effektivisera processerna i ett projekt, vilket sparade både tid och pengar för teamet.” På samma sätt kan du använda dina egenskaper för att beskriva vad du kan åstadkomma i rollen. Visa att det är dina unika styrkor som ligger bakom dina tidigare resultat – inte tur eller slump. 

Strukturera, anpassa och finslipa 

Ett personligt brev ska vara tydligt, lättläst och max en sida långt. Börja med en inledning som väcker intresse, följt av en logisk struktur där du beskriver hur dina erfarenheter, ambitioner och värderingar matchar rollen och företaget. Avsluta med att tydligt visa att du ser fram emot nästa steg i rekryteringsprocessen. 

Innan du skickar in brevet, kontrollera att språket flyter och att det inte finns några stavfel eller grammatiska misstag. Läs det högt för dig själv eller be någon annan granska det. Se också till att layouten är enkel och proffsig – samma typsnitt och stil som ditt CV hjälper till att skapa ett enhetligt intryck. 

Ett genomarbetat personligt brev visar att du bryr dig om både rollen och arbetsgivaren. Det är din chans att ge ett starkt första intryck och ta dig ett steg närmare jobbet. 

Läs jobbannonsen och försök förstå på djupet vad det är arbetsgivaren är ute efter – både utifrån vilka olika grader av krav, men också olika typer av krav som finns i annonsen eller på arbetsgivarens hemsida. 

Olika grader av krav 

• Krav = En del av det som står är formella krav som du måste ha.
• Önskemål / meriterande = Vad du ska kunna eller hur du ska vara.
• Outtalade behov = Detta kanske är något som arbetsgivaren vill uppnå men inte kan skriva, till exempel att det är hög medelålder på organisationen så att man vill rekrytera någon som är yngre. 

Olika typer av krav  

Läs jobbannonsen för att förstå både organisationen och jobbet. Det du behöver veta är:  

• Vad du ska veta = kunskap, insikter, kännedom utifrån utbildning, bransch, organisationer – läst sig till eller genom erfarenheter.
• Vad du ska kunna göra = färdigheter eller förmågor, ex. fatta beslut, redigera texter, hålla i kundmöten.
• Hur du ska vara = kultur på arbetsplatsen, passa in i arbetsgruppen. 

Framhäv potential 

Forskning visar att vi människor tenderar att dras till möjligheter och potential. Det är inte för allt fantastiskt du gjort tidigare som du kommer att få ett jobb. Utan för alla nya fantastiska saker du kommer att göra. Även om vad vi har gjort är en del i att visa vad vi klarar av, så behöver vi tydligt även kommunicera framtid och potential. 

En av framgångsfaktorerna för ett starkt personligt brev är att påvisa potential. 

Det är tyvärr vanligt att man skriver att ens mål är att man vill ”få nytta av utbildningen” eller ”användning av tidigare erfarenheter och egenskaper”. Nästan alltid när man skriver så gör man det för att man har sett att andra gör det, det är en klyscha. Men tänk efter, vad säger det din tilltänkta arbetsgivare? Du vill alltså ha jobb bara för att du råkat läsa en viss linje? Eftersom du har vissa egenskaper och erfarenheter är det väl lika bra att du använder dem, trots att du kanske vill syssla med någonting helt annat, eller? Det är tyvärr lite som att säga att du vill köra någons bil bara för att du har körkort – inte särskilt övertygande. 

Ett mål är inte att använda kunskap du redan har, det är att lära sig någonting nytt eller uppnå något som du inte har uppnått tidigare: att du har en riktning (ett mål är inte ett mål om du redan har det, inte sant?) Vi testar, vilken av de här två målformuleringarna tror du att din arbetsgivare helst vill se: 

• ”Jag har nu studerat bokföring och vill gärna få användning av de kunskaperna hos er.”
  
  
• ”Jag vill arbeta med bokföring så att jag kan utveckla mina kunskaper mot att arbeta med koncernredovisning och stora kassaflöden.” 

Den första formuleringen signalerar stagnation, att man är nöjd och inte särskilt engagerad. Den andra visar på målsättningar, potential och ambition. 

Riktning är alltså viktigt, men passion då? Jo, passion kan också vara en viktig del i en målsättning. Det behöver inte vara det, men det är det ofta och är dessutom en attraktiv del av en målsättning ur en arbetsgivares perspektiv. Tänk dig att vi lägger till följande mening till vårt andra alternativ här ovanför: 

• ”Jag har alltid älskat att hantera stora siffror, jag har lätt att hitta avvikelser vilket gör att jag tycker att det är väldigt roligt att arbeta med…” 

Din målformulering är inte längre ”jag har rätt utbildning, ge mig ett jobb nu” utan mer ”jag har en riktning och passion för det här som gör att ni kommer att ha nytta av mig”. 

Motstå frestelsen att skriva en standardformulering när du skriver ditt personliga brev, utan skriv istället en formulering som har riktning (och helst passion). 

Fokusera på arbetsgivaren 

Ditt CV beskriver din bakgrund, vad du gjort, vilka utbildningar du gått, vilka jobb du haft. Det handlar om dig. Men ett jobb är en relation mellan två parter; mellan dig och din arbetsgivare. Så på samma sätt som ditt CV har fokus på dig, bör ditt personliga brev ha fokus på arbetsgivaren och matchningen mellan er. 

Anpassa alltid din ansökan specifikt efter den arbetsgivare du söker dig till och den tjänst du vill ha. Som arbetsgivare eller rekryterare vill jag veta att du har en anledning att söka dig till just oss! Om jag redan i det personliga brevet märker att du till exempel förstår hur vi skiljer oss från våra konkurrenter – och att det är därför du valt just oss – så kommer jag att vilja träffa dig. Du behöver med andra ord visa varför du söker jobb hos just det här företaget. 

Genom att visa att du känner till arbetsplatsen och förstår rollen du söker, visar du att du är engagerad och att du tänkt igenom ditt val. Här gäller det att gå utanför det uppenbara och verkligen visa på djupet att du valt dem av en anledning. 

Googla organisationen, undersök deras närvaro i sociala medier, ta reda på deras vision eller fråga någon du känner som jobbar där för att skapa en grundlig bild av vilka de är. Visa även på att du förstår rollen genom att beskriva likheter med tidigare roller, de delar du ser mest fram emot eller vilka resultat du ser fram emot att uppnå. 

Det finns inga standardformuleringar eller one-size-fits-all-svar som funkar. Varför just du valt att söka dig till just det här företaget är unikt. Och det är också därför det är så starkt. Här är i alla fall några tips på hur du kan tänka för att komma på vad du ska skriva: 

• När hörde du för första gången talas om det här företaget? Vad var det som fick dig att lägga det på minnet?
• Har du använt företagets produkter? Vad är det du gillar med produkterna?
• Har du hört något om företaget från andra? Kanske från vänner som jobbar där?
• Har du medvetet letat efter intressanta arbetsgivare och hittat just det här företaget? Vilka kriterier utgick du ifrån när du letade? Vad var det som fick dig att fastna för just dem?
• Har du vid något tillfälle pratat med dina vänner om det här företaget? Vad handlade den diskussionen om?
• Vilka värderingar står det här företaget för?
• Vad är det som gör dig intresserad av just den här organisationen?
• Vad är det som gör dig intresserad av just den här tjänsten? 
  
  

Redovisa resultat och skapa trovärdighet 

För att ditt personliga brev ska vara trovärdigt behöver du föra fram att du verkligen har det som rollen kräver. Dels behöver du ge en bild av att du uppfyller de formella kraven för tjänsten. Dels behöver du visa att du kan åstadkomma resultat. Dels behöver du ge trovärdiga beskrivningar av dina personliga egenskaper. Utbildning och erfarenhet är en del av det här, men du måste också berätta vem du är som person i din yrkesroll.  

Använd dina egenskaper för att beskriva vem du är och vad du kan uppnå tack vare dem. Tänk på att en egenskap inte är samma sak som en färdighet. En egenskap är någonting som du är, inte någonting som du kan. 

Genom att knyta resultat till dina egenskaper så skapar du en mer trovärdig bild. Det är dina unika egenskaper som skapat de resultat du tidigare åstadkommit – inte slumpen eller tur. Om du har tydliga, konkreta resultat du uppnått, så ange dem. Se tillbaka på dina tidigare tjänster och ställ dig frågan om det fanns några mål när du började och hur de uppnåddes, eller hur det var annorlunda när du slutade jämfört med när du började. 

Det behöver inte alltid vara uttalade mål, utan kan också vara i form av till exempel effektivisering, förbättrade relationer med andra avdelningar, en hög arbetsbelastning, goda resultat eller något annat som du är extra stolt över. 

Börja någonstans 

Det viktigaste är att komma igång. Skriv ner dina tankar fritt – vad lockar dig med tjänsten, vad vill du bidra med, och vad har du gjort tidigare som är relevant? Du kan alltid justera och strukturera senare. 

Skriv inledning 

Inledningen ska väcka intresse och ge en tydlig bild av varför du söker jobbet. Håll det kort och konkret – nämn gärna vad som fångade ditt intresse och vad du hoppas kunna bidra med. 

Skriv avslut 

Avsluta med att knyta ihop säcken. Sammanfatta varför du är rätt person för rollen och visa att du ser fram emot en fortsatt dialog. Ett vänligt och professionellt avslut gör ett gott intryck. 

Strukturera och korta ner 

Ett personligt brev bör vara lätt att läsa. Dela upp texten i tydliga stycken och håll dig till max en A4-sida. Läs igenom och stryk det som inte tillför något – tydlighet vinner alltid. 

Språk och tonalitet

Använd ett språk som känns naturligt för dig, men anpassat till arbetsgivaren och rollen. Det ska vara professionellt men personligt – visa vem du är, utan att bli för formell eller för vardaglig. 

Layout 

Anpassa efter bransch – men viktigt att vara enkelt att läsa och ta till sig informationen. 

• Låt den löpande texten vara i storlek 11 eller 12
• Använd ett lättläst typsnitt, till exempel Times New Roman, Arial eller Helvetica
• Använd enkelt radavstånd
• Ändra maxbredd i dokumentet
• Gör tydliga avgränsningar mellan varje stycke, förslagsvis med en tom rad mellan.
• Använd standardinställningar för marginalerna i över- och underkant samt på sidorna
• Undvik färger och former om du inte är helt säker på att du får till det grafiskt
• Ange dina kontaktuppgifter, förslagsvis i sidhuvudet uppe till höger
• Ange mottagare och eventuell referens som efterfrågas i annonsen
• Längden bör hållas till ett cirka A4, en bra måtstock att hålla sig till är runt 2000-3000 tecken.För att hålla det överskådligt och lättläst. 

 
Kolla grammatik och stavning 

Meningsbyggnaden ska vara korrekt och språket ska flyta så att läsaren inte stakar sig och behöver läsa om delar för att förstå vad du menar. För att säkerställa att du lyckas med detta finns några knep: 

• Använd rättstavningsprogrammet i din dator för både stavning och grammatik
• Läs brevet högt för dig själv
• Lämna brevet när du anser dig klar och läs det igen några timmar senare
• Be någon annan läsa igenom det 
  
  

Matcha med ditt cv 

Använd samma typsnitt och låt detaljer i layouten från ditt CV följa med till ditt personliga brev, kan du med enkla medel få din ansökan att se riktigt proffsig ut. Du kan till exempel: 

• Skriv dina kontaktuppgifter på samma sätt
• Använd samma typsnitt
• Använda samma storlek på brödtext och rubriker
• Upprepa grafiska element 

• Vill du veta mer om hur du skriver ett CV? Här kan du få tips på vägen.