Checklista vid frivilligt distansarbete

Distansarbete

Att arbeta hemifrån har öppnat dörrar till ett flexibelt arbetsliv där dina önskemål, livssituation och arbetets innehåll har blivit utgångspunkten för individuella lösningar. Det innebär en frihet för dig som medarbetare, men också ett stort ansvar för verksamheten och den egna arbetssituationen. En överenskommelse med din chef om att arbeta på distans vissa dagar i veckan kan ge dig som anställd makten över din tid genom att blanda arbete från kontoret med arbete hemifrån.

Vi vill från Akavias sida ge dig de bästa möjligheterna att träffa en sådan överenskommelse. Vi har därför tagit fram en checklista som vänder sig till dig som är medlem i Akavia. Den är tillämplig när du som arbetstagare ingår en överenskommelse med din arbetsgivare om distansarbete. Om arbetsgivaren vill påtvinga distansarbete genom att omreglera anställningsavtalet behöver du kontakta fackligt förtroendevalda/skyddsombud på din arbetsplats för råd och stöd. Om det inte finns fackligt förtroendevalda på din arbetsplats ber vi dig kontakta Akavias medlemsrådgivning.

• Kontakta rådgivningen

Följande punkter är bra att fundera över och diskutera med din arbetsgivare och även ta med i en överenskommelse om att arbeta på distans.

Omfattning av överenskommelse för distansarbete

• Är överenskommelsen för distansarbete tills vidare eller är den tidsbegränsad?
• Hur många dagar i veckan är det möjligt att arbeta på distans? Procent av arbetstiden/sysselsättningsgraden?
• Är distansarbetet begränsat till en viss plats eller kan arbetet ske på distans från hela landet? Kan arbetet ske från utlandet?
• Vilka förutsättningar gäller för distansarbete?
• Var är den ordinarie arbetsplatsen? Geografisk tillhörighet? (Det har betydelse vid en eventuell arbetsbrist).
• Vilka arbetsuppgifter får eller får inte utföras under distansarbete (om det är aktuellt med en sådan reglering)?
• Kan arbetsgivaren under distansarbete kräva att du inställer dig på arbetsplatsen? Vilken inställelsetid har du i så fall?
• Det är bra att kontinuerligt genomföra översyn av distansarbetets upplägg och omfattning.
• Finns reglering av ersättning för traktamenten (det finns ofta reglerat i kollektivavtal men det är viktigt att dessa anpassas till distansarbete)?
• Hur säkerställer arbetsgivaren att kompetens och utveckling upprätthålls vid distansarbete?

Arbetsutrustning

• Vilken arbetsutrustning behövs för att utföra arbete på distans?
• Förser arbetsgivaren dig med kontorsutrustning och förbrukningsmaterial eller utgår en ersättning?
• Ersätter arbetsgivaren dig ekonomiskt för att arbetsplatsen är förlagd till hemmet, om så är fallet hur regleras denna ersättning?
• Vilka regler finns för teknisk utrustning som tillhör arbetsgivaren, får utrustningen nyttjas för privat bruk då de finns i hemmet?
• Är utrustningen försäkrad vid förlust, går sönder eller vid stöld?
• Finns särskilda instruktioner kring förvaring av utrustning?
• Det är viktigt att anpassning sker om det föreligger ett behov. Ergonomisk arbetsutrustning? Särskilda anpassningsbehov p.g.a. skada eller funktionsnedsättning?
• Vilka regler finns för teknisk utrustning som tillhör arbetsgivaren, får du nyttja dessa redskap för privat bruk då de finns i ditt hem?

Försäkringsskydd

Trygghetsförsäkring vid arbetsskada (TFA - privat sektor, TFA-KL – kommunal sektor, och PSA – statlig sektor) ingår i alla kollektivavtal, den kan ge dig ekonomisk ersättning vid arbetsskada. Arbetsgivare utan kollektivavtal är inte skyldiga att teckna en arbetsskadeförsäkring och det är därför viktigt att kontrollera vilket skydd du har vid eventuell arbetsskada.

Kollektivavtalade arbetsskadeförsäkringar har dock ett begränsat skydd vid distansarbete eftersom den endast omfattar skador som har ett direkt samband med arbetet. Exempelvis om du under arbetstid snubblar på en datorsladd och får en arbetsskada så täcker arbetsskadeförsäkringen i normalfallet skadan men om du ramlar när du går mellan rummen i din bostad så omfattas troligtvis inte skadan. Det innebär att arbetsgivaren behöver se över sitt försäkringsskydd vid distansarbete och eventuellt teckna en kompletterande olycksfallsförsäkring. Skyddet i många olycksfallsförsäkringar är begränsade i förhållande till kollektivavtalade arbetsskadeförsäkringar vid arbetsskada och det är därför viktigt att arbetsgivaren ser över sitt försäkringsskydd.

• Arbetsgivarens försäkringsskydd behöver reglera såväl personskada som egendomsskada. Behöver arbetsgivaren teckna en kompletterande olycksfallsförsäkring? Eller behöver hemförsäkringen/olycksfallsförsäkringen kompletteras? Vem står för kostnaden för denna eventuella komplettering? Arbetsgivaren bör stå för kostnaden i det fall en kompletterande olycksfallsförsäkring behöver införskaffas, detta bör i så fall regleras.

IT-lösningar och sekretess

• Hur tillgodoser arbetsgivaren behovet av internetuppkoppling? Står arbetsgivaren för bredbandet? Vilken möjlighet till uppkoppling finns via mobiltelefonen? Är datamängden på mobiltelefonen begränsad?
• Har arbetsgivaren rätt typ av brandvägg för det arbete som arbetstagaren utför på distans?
• Finns det tillgänglig IT-support?
• Behöver arbetstagaren hantera sekretesskyddade uppgifter i arbetet och krävs det då särskilda instruktioner?
• Hur ska eventuella företagshemligheter hanteras?

Arbetstider

Vid distansarbete är det viktigt att arbetsgivaren ser till att arbetsbelastning inte blir för hög för dig. Du ska kunna avsluta arbetsdagen i tid samt ha möjlighet till pauser och raster under dagen. Det är viktigt att du får stöd kring gränsdragning mellan arbetsliv och privatliv. Arbete på distans ställer högre krav på ledarskap och medarbetarskap. Arbetsgivaren har ansvar för din arbetsmiljö men det är också viktigt att du signalera när något är fel.

• När behöver du vara tillgänglig och på vilket sätt?
• Har du oreglerad eller reglerad arbetstid? Om arbetstiden är reglerad finns det då IT-verktyg för tidredovisning?

Arbetstagarens rapporteringsskyldighet

• Hur ofta har du och din chef avstämningsmöten?
• Vilka förväntningar finns på dig vad gäller arbetsprestation och leverans?
• Till vem ska du rapportera dina arbetsuppgifter? Hur ofta?
• Vilka tider behöver du vara tillgänglig och på vilket sätt?

Vid frivilligt distansarbete är det viktigt att tänka på att lojalitetsplikten d.v.s. skyldigheten att följa de av arbetsgivaren givna instruktioner och återrapportera i den omfattning som arbetsgivaren kräver.

Distansarbetsavtalets varaktighet

Beroende av din situation kan det vara till din fördel att antingen ha ett uppsägningsbart distanasarbetsavtal eller att distansarbetet är reglerat i anställningsavtalet och att det därmed är en förutsättning för själva anställningen.

Om du bor inom pendlingsavstånd till arbetsplatsen är det fördelaktigt att ha ett uppsägningsbart distansarbetsavtal. Om du däremot tar en anställning långt från hemmet och inte har möjlighet att dagspendla till arbetsplatsen kan det vara en fördel att distansarbetet i stället regleras i anställningsavtalet.

Avtalsrättsligt går det inte att säga upp en del av ett avtal utan då behöver det ske en omreglering av hela avtalet.

• Det är bra med kontinuerlig och tidsbestämd utvärdering av möjligheten att arbeta på distans. Finns en rutin för detta?
• Finns en fastslagen uppsägningstid för överenskommelsen om distansarbete? Eller hävs överenskommelsen omedelbart?

Rätten till en god arbetsmiljö

Ett fungerande arbetsmiljöarbete är avgörande för att främja god hälsa och förebygga orsaker till ohälsa på jobbet. Det är arbetsgivarens ansvar att arbetsmiljön är god och att ingen blir sjuk, skadar sig eller dör på grund av sitt arbete. Arbetsgivarens arbetsmiljöansvar gäller vid distansarbete.

I arbetsmiljölagen finns regler om skyldigheter för arbetsgivare och andra skyddsansvariga om att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Det finns också regler om samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare, till exempel regler om skyddsombudens verksamhet.

I Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS 2001:1) om systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) finns grundläggande bestämmelser om hur arbetsgivaren ska organisera, genomföra och följa upp sitt arbetsmiljöarbete för att förebygga risker för ohälsa och olycksfall i arbetet, samt skapa en tillfredsställande arbetsmiljö.

Det systematiska arbetsmiljöarbetet omfattar även arbete som sker på distans. Här behöver arbetsgivaren ta ställning till hur man avser att organisera arbete på distans. Vilket innefattar hur arbetet ska genomföras och hur man tänker följa upp din arbetssituation för att kunna förebygga och minska risk för ohälsa och olycksfall.

Det är viktigt att arbetsgivaren har en kontinuerlig dialog med dig gällande din arbetsmiljö och att skyddsombudet (om det finns ett skyddsombud på din arbetsplats) får möjlighet att medverka. Dialogen är en förutsättning för att upprätthålla en god arbetsmiljö vid distansarbete. 

Vid frågor gällande din arbetsmiljö kontakta ditt skyddsombud eller Akavias medlemsrådgivning.