Akavia värnar om din personliga integritet och vill att du ska känna dig trygg i hur vi hanterar dina personuppgifter. Denna policy beskriver hur vi behandlar och skyddar dina personuppgifter samt vilka rättigheter du har enligt dataskyddslagstiftningen.
Akavia, org. nr 802001-6591 är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter som sker inom ramen för förbundets verksamhet.
De personuppgifter som vi behandlar kan delas in i följande kategorier:
Vi får dina personuppgifter främst från dig själv.
Vi kan också få dina personuppgifter från andra källor, exempelvis:
Vi behandlar dina personuppgifter i enlighet med ändamålen i Akavias stadgar. Nedan anger vi de specifika ändamålen samt de rättsliga grunderna för vår personuppgiftsbehandling.
Om du ansöker om medlemskap behöver vi behandla dina personuppgifter för att pröva om du uppfyller kraven för medlemskap enligt stadgarna.
När du är medlem behöver vi behandla dina personuppgifter för att administrera medlemskapet, till exempel genom att föra medlemsregister, avisera medlemsavgift, ansluta dig till våra medlemsförsäkringar, skicka dig förbundsinformation samt hantera utträden.
Den rättsliga grunden är att förbereda och uppfylla avtal om medlemskap (Akavias stadgar).
Om du har uppdrag som lokalombud eller förtroendevald behöver vi behandla dina personuppgifter för att administrera ditt uppdrag, till exempel genom att föra register över förtroendeuppdrag och ge dig information och utbildning.
Den rättsliga grunden är att förbereda och uppfylla avtal om uppdrag som syssloman.
Om du är medlem eller anställd på en arbetsplats där vi har medlemmar, behöver vi behandla dina personuppgifter för att tillvarata medlemmarnas intressen i förhållande till arbetsgivaren. Det kan exempel ske i samband med att vi tar emot information, samverkar eller förhandlar med arbetsgivaren eller när vi begär inkoppling av kollektivavtal.
Den rättsliga grunden är att uppfylla avtal om medlemskap eller en intresseavvägning där vårt berättigade intresse är att tillvarata medlemmarnas intressen på arbetsplatsen eller att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
Om du begär individuell facklig service (rådgivning, förhandlings- eller rättshjälp) behöver vi behandla dina personuppgifter för att administrera och utföra vårt uppdrag, till exempel genom att dokumentera ärendet och den rådgivning vi ger dig.
Den rättsliga grunden är att förbereda och uppfylla avtal med dig.
Om du är kontaktperson för motpart, vittne, sakkunnig eller på annat sätt förekommer i ett medlemsärende behöver vi behandla dina personuppgifter för att kunna företräda medlemmen.
Den rättsliga grunden är en intresseavvägning där vårt och medlemmens berättigade intresse är att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
Om du anmäler dig till en kurs eller medlemsaktivitet eller nyttjar en medlemsförmån behöver vi behandla dina personuppgifter för att administrera och utföra tjänsten, till exempel genom att bekräfta och dokumentera ditt deltagande.
Den rättsliga grunden för administration av anmälan är att förbereda och uppfylla det avtal som ingåtts i samband med anmälan till aktiviteten/förmånen. Rättslig grund för behandlingen som sker i samband med uppföljningen är en intresseavvägning där vårt berättigade intresse är att utveckla och förbättra verksamheten i syfte att kunna skapa individ- och samhällsnytta.
Om du är medlem eller potentiell medlem behöver vi behandla dina personuppgifter för att informera dig om innehållet i och värdet av medlemskapet, till exempel genom nyhetsbrev eller andra postala/digitala utskick.
Den rättsliga grunden är en intresseavvägning där vårt berättigade intresse är att få fler och nöjdare medlemmar i syfte att kunna maximera förbundets förmåga att skapa individ- och samhällsnytta.
Om du är medlem behöver vi behandla dina personuppgifter för att framställa lönestatistik, till exempel genom att genomföra löneenkäter samt att samla in uppgift om medlemmarnas löner via arbetsgivarorganisationer.
Den rättsliga grunden är att uppfylla avtal om medlemskap eller en intresseavvägning, där vårt berättigade intresse är att tillämpa, följa upp och utveckla våra kollektivavtal i syfte att kunna ta ansvar för lönebildningen på svensk arbetsmarknad.
Vi behöver behandla personuppgifter om för att göra undersökningar, utvärderingar och analyser samt ta fram verksamhetsstatistik, till exempel genom att genomföra enkäter, följa upp användningen av våra aktiviteter och medlemsförmåner samt följa upp och analysera användarens nyttjande av våra webbplatser. Vi behöver också behandla personuppgifter för att testa och utveckla våra IT- system.
Den rättsliga grunden är en intresseavvägning där vårt berättigade intresse är att utveckla och förbättra verksamheten i syfte att kunna skapa individ- och samhällsnytta.
Vi inhämtar alltid ditt samtycke innan vi samlar in icke nödvändiga cookies. Läs mer i vår cookie policy.
Vi behöver behandla personuppgifter om dig som besöker våra lokaler och eventuella eventlokaler för att dokumentera vilka som vistas där.
Vi behöver också behandla personuppgifter om dig som är närmast anhörig till våra medarbetare för att kunna kontakta dig vid en allvarlig händelse.
Vi behöver också behandla personuppgifter genom loggning på vår hemsida och i våra informationssystem för att upprätthålla en god it-säkerhet.
Den rättsliga grunden är en intresseavvägning där vårt berättigade intresse är att skydda besökare, medarbetare, information och egendom.
Om du söker arbete hos oss behöver vi behandla dina personuppgifter för att administrera din ansökan och tillsätta tjänsten.
Den rättsliga grunden är en intresseavvägning där vårt berättigade intresse är att anställa medarbetare.
Om du är kontaktperson för med- eller motpart, leverantör, samarbetspartner, myndighet eller andra intressenter behöver vi behandla dina personuppgifter för att kunna ha kontakt med dig. Detsamma gäller dig som kontaktar oss via e-post, sociala medier eller andra kanaler.
Den rättsliga grunden är en intresseavvägning där vårt berättigade intresse är att kommunicera med våra intressenter.
Om du rapporterar om missförhållanden i vår visselblåsarkanal och väljer att inte vara anonym behöver vi behandla dina personuppgifter för att administrera ärendet och återkoppla till dig. Den rättsliga grunden är att uppfylla en rättslig förpliktelse som följer av lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden (visselblåsarlagen).
Vi behöver även behandla personuppgifter för att utreda och åtgärda misstänkta missförhållanden. Den rättsliga grunden är då att utföra en uppgift av allmänt intresse som följer av visselblåsarlagen eller en intresseavvägning, där vårt berättigade intresse är att förebygga, förhindra och åtgärda missförhållanden.
Om vi är part i en tvist behöver vi behandla personuppgifter för att föra vår talan. Den rättsliga grunden är en intresseavvägning, där vårt berättade intresse är att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
En del av de personuppgifter som vi behandlar är att betrakta som känsliga personuppgifter, till exempel uppgift om ditt fackliga medlemskap. Som fackförbund får Akavia behandla känsliga personuppgifter om våra medlemmar, tidigare medlemmar och vissa andra personer som har regelbunden kontakt med oss inom ramen för vår berättigade fackliga verksamhet med lämpliga skyddsåtgärder.
Vi kan även behöva behandla eller lämna ut känsliga personuppgifter:
I sällsynta fall är grunden för vår behandling av känsliga personuppgifter att du har lämnat ditt samtycke.
Vi kan komma att dela dina personuppgifter med bland annat följande betrodda mottagare:
Vi och våra leverantörer behandlar normalt dina personuppgifter endast inom EU/EES. I vissa fall behandlas personuppgifter hos leverantörer i USA som omfattas av EU-U.S. Data Privacy Framework. Överföringen sker då med stöd EU-kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå för USA. Läs mer om adekvat skyddsnivå på IMY:s webbplats.
Vi arbetar förebyggande och kontinuerligt med dataskydd i verksamheten för att skydda dina personuppgifter. Vi använder oss av modern teknik och säkra rutiner för att förhindra att någon obehörig får tillgång till, ändrar, sprider eller förstör dina personuppgifter. Vi begränsar åtkomsten till dem som behöver personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter. Våra medarbetare och förtroendevalda omfattas av tystnadsplikt och får regelbunden utbildning om våra rutiner och riktlinjer.
Vi har avtal med våra leverantörer och samarbetspartners för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas säkert.
Vi sparar dina uppgifter så länge det är nödvändigt med hänsyn till ändamålet med personuppgiftsbehandlingen. Därefter kommer de att gallras eller avidentifieras.
Specifika lagringstider för dina personuppgifter framgår nedan.
Om du är studerandemedlem använder vi din uppgift om planerad examenstermin i din medlemsansökan för att automatiskt ändra din medlemskategori från studentmedlem till nyexaminerad medlem. Detta sker antingen den 1 februari eller den 1 september ditt planerade examensår, om du inte har meddelat oss någon ändring. Beslutet innebär att vi aviserar dig en reducerad medlemsavgift och ansluter dig till vår inkomstförsäkring och gruppersonförsäkring. Beslutet innebär också att du får tillgång till full individuell facklig service.
12 månader efter registrering som nyexaminerad medlem övergår ditt medlemskap automatiskt till kategorin yrkesverksam medlem. Beslutet innebär att vi kommer att avisera dig ordinarie medlemsavgift.
Som registrerad har du flera rättigheter till dina personuppgifter. Om du vill utöva dina rättigheter kontaktar du vår medlemsservice. Du hittar kontaktuppgifterna till medlemsservice här.
Akavia har utsett ett dataskyddsombud som övervakar hur förbundet efterlever dataskyddsförordningen. Du når dataskyddsombudet på följande sätt:
E-post:
dataskydd.akavia@sweco.se
Brev:
Akavia
Box 5167
102 44 Stockholm
Märk kuvertet med ”Akavias Dataskyddsombud”
Vi uppdaterar vår integritetspolicy vid behov. Om vi gör viktiga ändringar kommer vi att informera dig.
Den senaste versionen finns alltid på vår webbplats www.akavia.se
Den här policyn är senast uppdaterad den 20 december 2023.
Om du som medlem, förtroendevald eller anställd inom Akavia vet eller misstänker att har inträffat en personuppgiftsincident eller om du ser att det finns en risk för att det kan inträffa en incident ska du rapportera detta snarast.
Felaktig delning – t.ex. att ett mejl skickats så att mottagarna ser varandras adresser.
Obehörig åtkomst – någon ser uppgifter utan att ha rätt till det.
Förlust – information försvinner, t.ex. genom en stulen dator.
Förstöring – uppgifter raderas eller förstörs, t.ex. vid en datorkrasch.
Om Akavia bedömer att personuppgiftsincidenten är allvarlig måste vi anmäla den till Integritetsmyndigheten (IMY) inom 72 timmar från att vi fått vetskap om den, därför är det viktigt att rutinen för hur man hanterar en incident följs.
