Definition av digitalisering
Dagens panel resonerade inledningsvis kring de olika begreppen, dels digitalisering; som handlar om att ta något analogt och göra det digitalt, och dels digitalisering; som är att skapa nya sätt att göra saker på, genom digitalisering. Panelen menade att digitalisering inte bara handlar om att ta en analog process och göra den digital – och till exempel göra en app för sakens skull. Utan det är viktigt att först och främst förstå användarens behov och agerande, och utveckla tekniken därefter.
Digitalisering är ett paraplybegrepp som rymmer väldigt många olika delar och att det därför är viktigt att verksamheter för en dialog om digitaliseringens innebörd, och hur alla kan förhålla sig till det.
– Vi behöver förstå och omfamna att digitalisering inte är och betyder samma sak för olika personer, sa Ida Lindgren, forskare Linköpings universitet.
Byråkratens roll vid digitalisering
Anders Stridh betonade att byråkratens roll är att bidra till ett väl fungerande samhälle och att hjälpa medborgare att ta tillvara sina rättigheter.
Byråkraters uppgift är att se till att detta fungerar genom att underlätta olika processer i människors vardag. Därför är det viktigt att byråkrater lyssnar in och förstår vad som händer i samhället.
– Vi behöver bevaka omvärldstrender och anpassa oss efter det, sa Anders Stridh, strateg, Skatteverket.
Tålamod, helhetstänk, samarbetsförmåga och analytiskt konsekvenstänkande är viktiga egenskaper för dagens byråkrater i digitaliseringsprocessen. Även att vara både effektiv och reflekterande på samma gång, blir allt viktigare i den snabba strukturomvandlingen. En anpassningsförmåga efterfrågas också, liksom en önskan att bidra.
– Om man som byråkrat inte har lust att vara aktiv och vill vara med om den digitala förändringen, då tror jag att man får det svårt, sa Åsa Krook, chef arbetsgivarutveckling, Arbetsgivarverket.
Att kommunicera digitaliseringsprocessen i offentlig verksamhet
Analytikerna, som ofta är de första mottagarna av digitaliseringen i en verksamhet, visar ofta en stor entusiasm, menar Ida Lindgren. Längre ner i kedjan kan det däremot uppstå en rad känslor och reaktioner; såsom skepticism mot nyheter eller rädsla att robotar ska ersätta ens arbete. Därför är det viktigt att fundera på hur en förändring kan komma att tas emot, och planera hur den ska kommuniceras och vilket budskap en vill få ut. Här är byråkraten en viktig uttolkare av myndighetens värdegrund, och är den som kan förklara vitsen med förändringen.
Ida Lindgren poängterar att digitalisering inte bara bör motiveras med att det är effektivt, eftersom effektivtetsiver oftast inte är det som driver enskilda handläggare. Då kan argumentet att digitalisering är detsamma som effektivisering, i stället skapa motstånd.
Tilltron till information är också viktigt att se över menar Anders Stridh. Medborgare vill vara säker på var informationen kommer ifrån och få specifik vägledning om var det går att hitta just den fakta som efterfrågas i stunden. Det räcker inte med en allmän uppmaning att ”läsa mer på vår hemsida.”
Pandemins påverkan på digitalisering
Under pandemin kommenderades eller rekommenderandes många statliga medarbetare att arbeta hemifrån, berättar Åsa Krook på Arbetsgivarverket. Då aktualiserades frågan om informationssäkerhet; hur man kan säkerställa att känsliga personuppgifter inte röjs, hur det blir när anställda har möten hemma med familjemedlemmar runtomkring och så vidare.
Det är viktigt att dra lärdomar av pandemin; om arbetssätt var tillräckligt säkra eller inte, och resonera kring säkerhetsrutiner framöver när många vill fortsätta arbeta hemifrån, samarbeta digitalt, arbeta i kluster med andra myndigheter mm. Det är avgörande att arbeta på ett förtroendeingivande sätt, så att inte tilltron till stadsförvaltningen skadas.
Myndigheter är självständiga på så sätt att de själva kan bestämma vilka funktioner de vill använda och vilka som kan skötas digitalt till exempel på distans från hemmet, och vilka som behöver utföras på kontoret.
– I princip alla myndigheter kommer nog att erbjuda någon slags möjlighet att arbeta hemifrån framöver, sa Åsa Krook, chef arbetsgivarutveckling, Arbetsgivarverket.
Vikten av interna digitaliseringsförvaltare
Alla som jobbar i förvaltningen behöver inte kunna och vara intresserad av teknik, men generellt behöver offentlig förvaltning bli bättre på teknik, hävdar Ida Lindgren. För att till exempel göra en bra upphandling av ett verktyg behöver man förstå vad tekniken ska användas till, vad tekniken kan göra och hur kan den passa in i befintlig teknik. Kanske kan den till och med ersätta befintlig teknik.
Någon i organisationen behöver kunna beställa och men även förvalta tekniken, och vara bryggan mellan verksamhet och IT. Det börjar visserligen komma utbildningar i dessa tvärvetenskapliga ämnen såsom ”IT och ledning/styrning” och ”juridik och IT”. I dagsläget råder dock kompetensbrist på området, något som gör att många verksamheter är beroende av konsulter, vilket i sin tur är sårbart.
– Offentlig förvaltning står alltid fast med ansvaret, att kunna erbjuda en viss tjänst till medborgarna. Vi kan inte skylla på leverantören eller någon konsult, sa Anders Stridh, strateg, Skatteverket.
Kanske är svaret att hitta gemensamma faktorer myndigheter emellan som kan samsas om de svårrekryterade talangerna, och dela på specialistkompetens så att den räcker till flera olika verksamheter, i stället för att anlita konsulter, siar Åsa Krook avslutningsvis.
