Löneprocessen – steg för steg

Medarbetarsamtal, även kallat utvecklingssamtal eller målsamtal är en viktig del i löneprocessen. Medarbetarsamtalet är grunden för lönesamtalet och där bör alla delar som påverkar lönen ingå som exempelvis måluppfyllnad, resultat och arbetssätt.

Som förtroendevald kan du vara med och påverka samt utveckla att innehållet i medarbetarsamtalet är tydligt och ändamålsenligt samt stödjer lönesamtalet. Följande områden bör lyftas i medarbetarsamtalet.

Mål

En stor del av lönesamtalet utvärderar hur väl medarbetaren har utfört sina arbetsuppgifter och uppfyllt sina mål. Det är därför viktigt att målen har kommunicerats i tid till alla medarbetare, att de uppfattas som tydliga och realistiska att nå. Det är även viktigt att de är ändamålsenliga och att varje medarbetare förstår på vilket sätt det egna bidraget stödjer arbetsgivarens verksamhet.

Om du som förtroendevald upplever att arbetet med målen har brister är det viktigt att lyfta det med arbetsgivaren så att frågan omhändertas i god tid innan det är dags för lönerevision/löneöversyn.

Utvecklingsbehov och utmaningar

Kommunikation och återkommande dialog är en grundförutsättning inte bara för lönesamtalet utan för all verksamhet på en arbetsplats. Under medarbetarsamtalet bör arbetsgivaren lyfta och förklara de utmaningar och utvecklingsbehov organisationen har och på vilket sätt individens bidrag utgör en viktig del i uppfyllandet av dessa. Det kan handla om förändringar i omvärlden, konkurrenssituationer, regleringsbrev eller förändrade beteenden i kund-, eller målgrupper. Det kan också röra sig om omorganisationer som ställer krav på nya arbetsuppgifter, kompetens, arbetssätt eller samarbeten.

Som förtroendevald utgör du en viktig del för att säkerställa att verksamhetens utmaningar matchar de utvecklingsbehov som medarbetarna behöver. Upplever ni som förening att det finns oklarheter är det viktigt att ni i god tid lyfter det med arbetsgivaren med syfte att varje medarbetare ska förstå vad det innebär för den egna rollen.

Förutsättningar

För att varje medarbetare ska ha möjlighet att nå sina mål bör det tydligt framgå under medarbetarsamtalet vilka förutsättningar som behövs för att nå målen. Det kan röra sig om rimlig arbetsbelastning, tid att fördjupa sig i vissa frågor, rätt kompetens, stöd, anpassning eller andra arbetsmiljömässiga förutsättningar.

Som förtroendevald är det en naturlig del av det fackliga uppdraget att föra diskussion med arbetsgivaren för att säkerställa att medarbetarna har rätt förutsättningar.

Kompetensutveckling

Det är även viktigt att diskutera behovet av kompetensutveckling i samband med medarbetarsamtalen. Det är en av de förutsättningar som medarbetaren behöver erbjudas för att nå sina mål. De mål medarbetaren får behöver vara realistiska att nå för att leda till acceptans. Saknar medarbetaren tillräckligt med kompetens för att nå målen ligger det därför i både arbetsgivarens och medarbetarens intresse att se till att medarbetaren har rätt kompetens för uppdraget.

Här kan du som förtroendevald medverka till att medarbetarna får rimliga förutsättningar och relevant kompetensutveckling.

Lönekriterier

Mot bakgrund av att lönekriterierna är en så viktig del av lönesamtalet är det bra att de diskuteras alternativt presenteras under medarbetarsamtalet. På så sätt kan arbetsgivaren försäkra sig om att varje medarbetare känner till dessa, förstår innebörden och hur dessa påverkar löneutvecklingen. Om lönekriterierna saknas eller är otydliga bör du som förtroendevald lyfta det med arbetsgivaren.

Det lönestrategiska arbetet avser de underlag, beslut eller aktiviteter som behöver genomföras innan parterna påbörjar lönerevisionen. Vi har valt att belysa de fem vanligaste underlagen som både förening och arbetsgivare har stor nytta av.

Lönekriterier

Vid sidan av medarbetarsamtalet utgör lönekriterierna en stor del av lönerevisionen. Dessa bör ha presenterats och diskuterats med alla anställda i god tid innan lönesamtalet äger rum. Lönekriterierna brukar handla om själva arbetet och inte enbart vara kopplad till prestation.

Om lönekriterier saknas, är otydliga alternativt att de inte tillämpas i lönesamtalet, är det ett tecken på att de behöver förändras och utvecklas av arbetsgivaren och er som fackliga representanter. En sådan process tar tid och därför bör arbetet initieras i god tid innan nästa lönerevision/löneöversyn.

Lönepolicy

I samband med avstämningen av lönerevisionen/löneöversynen förekommer det att ni identifierar luckor eller otydligheter för hur olika situationer ur lönehänseende ska hanteras. Det kan vara fråga om hur föräldralediga, sjukskrivna, äldre medarbetare eller tjänstlediga ska lönesättas eller vad som utgör grund för löneökningar. Dessa omständigheter brukar regleras i en lönepolicy och det kan finnas anledning att ni som förening ser över anvisningarna tillsammans med arbetsgivaren.

Löneutbildning

Om utvärderingen av lönebildningen visar att cheferna satt löner eller framfört argument som strider mot arbetsgivarens lönepolicy, löneavtal, lagstiftning eller överenskommelser i lönerevisionen/löneöversynen, kan en utbildning i lönesättande samtal behövas. Som förtroendevald kan du lyfta fram behovet av detta genom att påvisa de brister som har framkommit via medlemmarna.

Lönestatistik

Inför lönerevisionen/översynen är det bra om föreningen och arbetsgivaren diskuterar vilka underlag som ska användas. Många lokala yrkanden och argument finns exempelvis i den partsgemensamma statistiken Även om ni som förening ska bilda er en egen uppfattning gällande nödvändiga löneförändringar kan ett gemensamt arbete underlätta samsynen av förändringar av lönebilden. Det kan handla om en närmare granskning av exempelvis ingångslönen för nyexaminerade. I samband med denna kartläggning kan det också vara bra att se över lönespridningen för olika befattningar.

Frågeställningar att förhålla sig till

Hur förhållandet ser ut mellan lägsta median och högsta lönenivå för olika befattningar. Är lönespridningen tillräckligt attraktiv så att det uppmuntrar till goda prestationer? Hur förhåller sig de olika lönenivåerna och lönespridningen gentemot varandra? Lönar det sig att ha ett mer krävande eller ansvarsfullt arbete i relation till befattningar med lägre krav? Även äldre medarbetares löneutveckling kan behöva kartläggas och analyseras. Detta görs för att säkerställa att erfarenhet lönar sig och att äldre medarbetare inte ska hanteras annorlunda på grund av högre löneläge.

Lönekartläggning

En korrekt lönekartläggning ska årligen upprättas tillsammans med er som förtroendevalda och innehålla information om löner för likvärdiga arbeten. Även lönespridning för dessa arbeten behöver finnas med för att uppfylla lagens krav. Om osakliga löneskillnader (eller oförklarade löneskillnader) förekommer ska en handlingsplan upprättas. Den bör innehålla en åtgärdsplan och kostnadsberäkning för att justera eventuella oklarheter. Det kan bland annat handla om justeringar utifrån lönerelationer mellan olika befattningar, skapande av attraktiva lönespridningar, översyn av ingångslöner eller medianlöner.

Ett yrkande här bör vara att alla justeringar av löner som är nödvändiga ska hållas separat från löneutrymmet som är tänkt att användas för prestationsbedömningar.

Det är viktigt att båda parter kommer väl förberedda till de inledande lönerevisions-/översynssamtalen. För att det ska vara möjligt behöver ni som förening vara delaktiga i utvärderingen av det lönestrategiska arbetet samt genomförandet av analyser kring alla frågor som rör lön.

Löneavtalen kan se olika ut men oavsett hur de är konstruerade behöver ni som förening ha med följande i lönearbetet.

För arbetsgivaren är det viktigt att kunna behålla och rekrytera medarbetare med rätt kompetens för att verksamheten ska kunna fungera enligt styrelse/ledning/ägares önskemål. Personalkostnader står i många fall för 60–70 procent av arbetsgivarens totala kostnader. Vilket innebär att det är det en mycket viktig kostnad som ska användas strategiskt för att just bibehålla och motivera personal och tillse att det finns fortsatt kompetensförsörjning. Ni i föreningen behöver fundera och ha dialog med arbetsgivaren om vad syftet med lön är på arbetsplatsen utifrån deras persepektiv. Alltså hur arbetsgivaren ser på lön och om de har resonerat kring detta som styrmedel.

För er som förtroendevalda är det viktigt att medarbetarna får ett kvitto på att man arbetar med” rätt” saker och bidrar till att verksamheten uppnår sina mål. Därför ska lokala parter utvärdera hur löneprocessen på arbetsplatsen går till. Där en del i utvärderingen handlar om att stämma av om arbetsgivaren uppnår målet att behålla och rekrytera rätt kompetens. Därtill att även se över hur stor personalomsättningen är, för att även där se om lön är en faktor för att arbetsgivaren tappar kompetens.  

En avgörande fråga för är att diskutera strategisk kompetensförsörjning. Denna diskussion kan med fördel föras under hela året men när budgetarbetet påbörjas ska frågorna vara formulerade kring behovet av kompetensförsörjningen i organisationen. Detta arbete leder till ett samtal om det lokala löneläget. Där ni som förening och arbetsgivaren tillsammans behöver reflektera över frågor som: Varför ser det ut som det gör? Är det medvetna val/prioriteringar eller slumpen som påverkar hur arbetsgivaren sätter lönen?

En annan viktig del att ta med är omvärldsanalysen. Hur ser det ut på arbetsmarknaden där organisationen verkar? Att lokala parter har en samsyn underlättar det fortsatta arbetet.

Budgetarbete

Flertalet avtal gällande löner som Akavia är med och tecknar utgår ifrån att löneökningsnivåer ska diskuteras lokalt hos den enskilda arbetsgivaren och inte fastställas i centralt framförhandlade avtal. Men oavsett om ert kollektivavtal innehåller några centralt fastställda nivåer eller om avtalet innehåller en så kallad stupstock, är det viktigt att ni lokalt diskuterar ett rimligt löneökningsutrymme. Stupstocken är ett löneutrymme som uppstår om ni i föreningen och arbetsgivaren inte kan enas om hur stor löneökningen ska vara.

Genom era egna kartläggningar, analyser, utvärderingar och andra förberedelser kan ni som förening påverka och påpeka nödvändiga hänsynstaganden eller löneökningsbehov som arbetsgivaren behöver väga in i sin budgetprocess. Det kan handla om att säkerställa att både lönenivåer och löneökningsnivåer upplevs som attraktiva och underlättar arbetsgivarens ansträngningar att rekrytera, utveckla och behålla medarbetare. Andra faktorer som arbetsgivaren behöver ta hänsyn till i sin budgetprocess är att verka för en attraktiv lönespridning som också visar att erfarenhet lönar sig, bland annat genom att undvika en sammanpressning av lönenivåerna. En viktig del i arbetet med löneutrymmet är också att identifiera behov av justeringar av lönenivåer utifrån exempelvis brister i tidigare lönesättningar som ofta upptäcks i samband med en lönekartläggning. Justeringar som inte avser regelrätta prestationsbedömningar ska hanteras utanför det tänkta löneutrymmet. Det är därför viktigt att arbetsgivaren även budgeterar för dessa förändringar.

Yrkanden

Era förslag gällande budgetering av löneutrymmet bör ligga till grund för era ställningstaganden, önskemål eller krav inför den kommande löneöversynsprocessen och de inledande dialogerna med arbetsgivaren.

Dessa så kallade yrkanden gör att ni på ett tydligt sätt kan vara med och utveckla både villkor och löner för era medlemmar. Här nedan presenteras några förslag på yrkanden med förklaringar till varför dessa kan vara relevanta för er. Det är dock viktigt att era yrkanden bygger på era egna analyser och behov samt att ni kan exemplifiera och/eller förklara varför yrkandena är relevanta hos er.

Här finns förslag på yrkanden som kan vara relevanta på olika arbetsplatser.

• Samverka kring löneprocessen

  Det är viktigt med en bra samverkan kring löneprocessen både innan, under och efter. Säkerställ att ni som förening får information och relevanta underlag i förväg så att ni hinner göra era egna analyser. Därefter kan ni formulera era yrkanden och komma överens med arbetsgivaren för hur löneprocessen ska se ut.

• Lönekriterier

  Med syfte att förbättra dialogen under lönesamtalen kan ni som förening yrka på en gemensam översyn av lönekriterierna för att anpassa dessa till befintliga medlemsgrupper.

• Utbildning för chefer

  Yrkandet handlar om att säkerställa att lönesättande chefer får utbildning, information och underlag för att kunna sätta löner som ligger i linje med lag och kollektivavtal på arbetsplatsen. Om föreningen har indikationer och underlag på att vissa chefer inte följer lönekriterierna, inte har regelrätta lönesamtal eller missar syftet med löneprocessen kan föreningen framföra yrkanden om utökad utbildning för cheferna.
  
  För att skapa trovärdighet i lönesamtalet är det önskvärt att chefer har ett tydligt mandat att sätta löner. För att det ska vara möjligt krävs också att chefer ges de rätta förutsättningarna för att ta det ansvaret.

• Partsgemensam genomgång av löneavtalet

  I syfte att vårda och respektera löneavtalen är det lämpligt att parterna går igenom löneavtalets innehåll samt intentioner. Även beskrivningen för hur löneprocessen ska fungera kan vara en viktig del i det arbetet. Det minskar risken för missförstånd i löneprocessen och ökar acceptansen.

• Tolkar ni innebörden av lokal lönebildning på liknande sätt?

  Lokal lönebildning innebär att parterna lokalt ska diskutera förutsättningar och löneutvecklingsbehov på arbetsplatsen i stället för att anpassa sig efter märket. En del av den gemensamma genomgången av löneavtalet är att säkerställa att parterna tolkar vissa grundläggande begrepp på liknande sätt. Akavias löneavtal bygger på lokal lönebildning oavsett om det saknas fastställda lönenivåer eller om avtalen innehåller en så kallad ”stupstock” på så sätt undviker man att arbetsgivaren sätter löner utan hänsyn till de lokala behoven.

• Analys över personalomsättningen

  Om ni tror att medarbetare avslutar sina anställningar på grund av oattraktiva anställningsvillkor kan det vara en anledning till att närmare undersöka detta. Om orsakerna beror på ingångslönerna, löneutvecklingen eller ett eventuellt sammanpressat löneläge, kan det behöva åtgärdas i en löneöversyn.

• Samverkan kring lönekartläggningen

  Lönekartläggning är ett lagkrav som ska tas fram i samarbete mellan fackliga parter och arbetsgivaren. Det förekommer att arbetsgivaren ensidigt tar fram en lönekartläggning och eller ger fackliga parter ett bristfälligt underlag att ta ett beslut ifrån alternativt levererar ett underlag med mycket kort varsel. Då lönekartläggningen innehåller mycket värdefull information för båda parter behöver fackliga parter vara med i arbetet. Inte minst mot bakgrund av att en del yrkanden kan utgå från lönekartläggningen.

• Analys över lönespridningen

  Ett vanligt förekommande problem är att medarbetare upplever att individer med relativt begränsad arbetslivserfarenhet får högre lön än medarbetare med lång erfarenhet. Det riskerar att leda till att lönespridningen både minskar och upplevs som oattraktiv. Med anledning av det kan det vara av värde att partsgemensamt analysera lönespridningen för olika befattningar för att se om det kan finnas eventuella osakligheter.

• Erfarenhet ska löna sig

  Yrkandet handlar om att erfarenhet ska löna sig och att äldre medarbetares löneutveckling inte ska halka efter baserat på det faktum att dessa är äldre och/eller nära pensionering. I princip tillhör det den tidigare analysen av lönespridningen men behöver särskilt uppmärksammas. Föreningen kan därför behöva verka för att lönespridningen båda ska vara attraktiv men också ge utrymme att belöna både erfarna medarbetare och individer som redan har relativt sett höga lönenivåer.

• Föräldralediga

  Föräldraledigas löner skyddas i viss utsträckning i lag och det är viktigt att löneläget för både föräldralediga och småbarnsföräldrar ses över i syfte att säkerställa att dessa inte halkar efter.

• Sjukskrivna

  I likhet med föräldralediga kan sjukskrivna medarbetares löneutveckling analyseras. Syftet är att undvika situationer där sjukskrivna eller tidigare sjukskrivna halkar efter.

• Översyn av oenighetshantering

  Det är bra att ha en gemensam analys för hur man hanterar eventuella oenigheter i lönesamtalen och få fram eventuella förtydliganden. Om hantering saknas för när medlemmar inte är nöjda kan föreningen göra ett yrkande för att införa en sådan hantering.

• Tydligare lönepolicy

  Har avstämningen/utvärderingen av lönerevisionen/översynen visat att det finns otydligheter för olika situationer bör hanteras eller vad som gäller kan lönepolicyn behöva ses över för att förtydligas eller kompletteras på dessa punkter.

• Upprättande av handlingsplaner

  Om medarbetare inte får någon löneökning alls eller en mycket liten sådan behöver handlingsplaner upprättas i syfte att stödja att dessa medarbetare får en normal löneutveckling längre fram. I vissa fall regleras det i lag och/eller kollektivavtal men det rekommenderas att parterna ser över att sådan upprättas och att innehållet är tydligt och förankrat.

• Översyn av befattningskoder (BESTA/AID)

  I samband med en analys av marknadslöneläge kan det också aktualiseras att lönestatistiken samt de statistiska koder/grupperingar som ligger till grund för datainsamlingen ses över i syfte att säkerställa att medarbetarnas arbeten är ”rätt kodade” och att dessa koder också återspeglar det ansvar som deras arbeten innebär. Felaktiga kodningar riskerar annars att leda till att medarbetares arbeten kategoriseras på ett sätt där ansvaret och svårighetsgraden som dessa har, inte synliggörs, vilket riskerar att påverka lönen negativt.

• Justeringar hålls utanför lönerevisionen/översynen

  Att löneskillnader förekommer på en arbetsplats är både naturligt och önskvärt då Akavia förespråkar en lönebildning som värdesätter utbildning, prestation och bidrag till verksamheten. Det är dock viktigt att dessa löneskillnader alltid kan motiveras på ett sakligt sätt. Här har arbetsgivaren ett stort ansvar att lönesätta medarbetare på ett klokt och genomtänkt sätt. I det fall som arbetsgivaren genom en bristfällig lönebildning och lönesättning orsakat ”oklarheter”, eller osakliga löneskillnader är det Akavias uppfattning att den typen av nödvändiga justeringar ska hållas utanför löneutrymmet i den kommande lönerevisionen/löneöversynen. Det inte minst mot att löneavtalen utgår ifrån prestationsbedömningar och löneutrymmet därför inte är tänkt att användas för att justera skevheter i lönebilden.

Texten nedan är generell då de olika avtalen är utformade på lite olika sätt. Därför är det viktigt att läsa det gällande avtalet för just din arbetsgivare för att du som förtroendevald ska kunna arbeta strategiskt med den lokala lönebildningen.

Vid den inledande dialogen bör arbetsgivare och lokalfacklig företrädaren gå igenom löneavtalets innehåll och intentioner. Detta är ett mycket viktigt moment i dialogen mellan lokala parter till exempel att gå igenom tidsplanen så att det finns utrymme för alla delar i löneprocessen.

Löneprocessen bör vara ständigt pågående. Någon tydlig start eller slutpunkt existerar därför inte. I många löneavtal inleds lönerevisionen/översynen genom inledande samtal med fackliga parter. Det är i dessa samtal som båda parter kan framföra sina respektive tankar, synpunkter, önskemål och yrkanden inför den kommande revision/översyn. Se under fliken analysarbete.

Möjligheten till centrala konsultationer finns under hela löneprocessen men kan framförallt aktualiseras under och efter de inledande samtalen mellan arbetsgivare och lokala fackliga företrädare inför årets lönerevision/översyn. De olika avtalen har olika konstruktioner vad gäller central konsultation och det är därför viktigt att se vad som gäller hos er.

Lönesamtal ska normalt ske mellan chef och medarbetare en gång per år. Samtalen bör hållas fysiskt, planeras i god tid och ges en rimlig tidsåtgång. I vissa avtal är det stipulerat att samtalen ska dokumenteras, vilket vi rekommenderar. Kollektivavtalen reglerar hur och när samtalet ska hållas. För Akavia utgör lönesamtalen en viktig del av löneavtalen. Vi anser att samtalen ska innebära att medarbetaren får en tydlig förklaring till den lön hen har och vad som krävs för att nå en högre lönenivå. Detta ställer en del krav på cheferna och förutsätter att arbetsgivaren har utbildning för detta.

Avstämning är en naturlig del, och avslutning, i alla löneavtal. Det handlar i första hand om processen och hur målen har uppfyllts och i andra hand om det procentuella utfallet. Målen kan vara såväl överenskomna som ensidiga. För att kunna stämma av hur väl lönesamtalen har genomförts behöver du som förtroendevald ha god kontakt med dina medlemmar. På en liten arbetsplats kanske detta inte kräver några särskilda verktyg. På en större arbetsplats kan det fungera att genomföra en enkät bland medlemmarna för att kunna fånga upp synpunkter på hur väl samtalen genomförts.

Om det i avstämningen framkommer kritik till arbetsgivaren är det viktigt att inte vara för allmän utan tydlig med vad som fungerat bra respektive mindre bra även om detta kan uppfattas som utpekande av vissa chefer. De flesta avtal har angivna tidsramar för avstämningen. Tanken är avstämningen ska kunna göras innan medarbetaren får besked från arbetsgivaren om ny lön.

När parterna enats om utrymmet och nya löner är satta är det klokt att utvärdera processen för årets revision. Detta kan göras dels genom att ni som styrelse diskuterar hur ni upplevde processen, dels genom ett medlemsmöte/enkät bland medlemmarna. Därefter bokar ni ett möte med arbetsgivaren för att diskutera vad som fungerade bra respektive mindre bra samt vad som skulle kunna förbättras till nästa år.

Akavia anser att löneavtal som utgår från individuell och differentierad lönesättning är den modell som bäst gynnar både våra medlemmars löneutveckling och arbetsgivarens verksamhet.

• Till Akavias lönepolitiska program

Läs mer om Akademikerförbundens löneprocess på svenska och engelska.

• Akademikerförbundens löneprocess (PDF)
• Akademikerförbundens löneprocess - Engelska (PDF)