Förtroendevalda och föreningar behöver ha koll på vilka kollegor på arbetsplatsen som föreningen företräder och representerar, detta är en förutsättning för det fackliga uppdraget. Här får du svar på de vanligaste frågorna om medlemslistor.
Det är viktigt att tänka att ett medlemskap i en facklig organisation är en känslig uppgift. Förtroendevalda och föreningar behöver därför vara försiktiga med att sprida uppgifter om facklig tillhörighet om detta inte är nödvändigt. Här får du svar på de vanligaste frågorna om medlemslistor.
Som förtroendevald/förening behöver du veta vilka kollegor på arbetsplatsen som är medlemmar i det eller de fackförbund som du företräder. Särskilt i samband med exempelvis lönerevision eller en omorganisation kan detta vara relevant men även inför exempelvis ett informationsutskick till medlemmar.
Du kan få hjälp från föreningens kontaktförbund att få ut en lista över kollegor på arbetsplatsen som är medlemmar i det/de förbund som föreningen företräder. Om Akavia är kontaktförbund för din förening kontaktar du oss på fortroendevald@akavia.se. Det finns två sätt för att få tillgång till en medlemslista. När du begär en medlemslista så måste du uppge varför du vill ha en medlemslista (enligt GDPR).
Alternativ 1
Skicka en lösenordskyddad Excelfil med enbart personnummer över samtliga (eller vissa) kollegor på arbetsplatsen till fortroendevald@akavia.se. En lista med personnummer kan du får från arbetsgivaren (i flesta fall). Berätta vem du är, vilken förening du företräder samt vilka förbund föreningen företräder (Akavia, Sacoförbunden eller Saco-S-förbunden). Vidare måste du ange varför du vill ha en medlemslista. Lösenordet till medlemslistan skickar du i ett separat mejl.
Inom kort kommer du få en lösenordskyddad Excelfil som innehåller en lista över vilka medlemmar som enligt förbundets/förbundens medlemsregister har uppgett att de arbetar på din arbetsplats. Lösenordet till medlemslistan skickas i ett separat mejl.
Alternativ 2
Kontakta Akavia via fortroendevald@akavia.se. Berätta vem du är, vilken förening du företräder samt vilka förbund föreningen företräder (Akavia, Sacoförbunden eller Saco-S-förbunden). Vidare måste du ange varför du vill ha en medlemslista. Be om en lista över samtliga medlemmar på din arbetsplats. Inom kort kommer du få en lösenordskyddad lista över vilka medlemmar som enligt förbundets/förbundens medlemsregister har uppgett att de arbetar på din arbetsplats. Lösenordet till medlemslistan skickas i ett separat mejl.
Uppgifterna som finns i medlemslistan hämtas från medlemmens förbund. Förutsatt att medlemmen har uppdaterat sina uppgifter om nuvarande anställning hos sitt förbund så stämmer uppgiften. Om en medlem nyligen uppdaterat uppgiften om sin nuvarande anställning så kan det ta upp till en månad innan det får genomslag i en begäran om medlemslista.
Om du får en medlemslista som innehåller felaktiga uppgifter, exempelvis namn på en kollega som inte längre arbetar kvar så kontakta fortroendevald@akavia.se (eller kontaktförbundet som tog fram listan) och informera om att kollegan X inte längre arbetar på din arbetsplats. Om du saknar uppgifter om en kollega som du vet är medlem i ett förbund som du företräder (Akavia eller annat Sacoförbund) uppmana då omgående medlemmen om att hen behöver logga in /höra av sig till sitt förbund och uppdatera sina uppgifter om nuvarande arbetsplats. Om kollegan är medlem i Akavia går det bra att informera oss med vändande post så justerar vi det.
Listor med uppgifter om kollegors fackliga tillhörighet är en känslig personuppgift och ska enbart användas för det syfte för vilka de samlades in, exempelvis i samband med lönerevision, medlemsutskick etc. Medlemslistor ska förvaras på ett säkert ställe/sätt så att obehöriga inte har åtkomst till uppgifterna. Spara inte medlemslistan längre än nödvändigt och se till att radera medlemslistan om du inhämtar en ny. När en medlemslista inte längre behövs ska den raderas. Insamlade uppgifter ska vara korrekta och uppdaterade. Om du får en lista som innehåller namn på kollegor som inte längre arbetar kvar, radera då dessa från listan och meddela fortroendevald@akavia.se (eller kontaktförbundet som tog fram listan).
Förtroendevald/föreningen måste vara försiktiga med att sprida uppgifter om facklig tillhörighet om det inte är nödvändigt. Om du ska mejla dina medlemmar är det viktigt att lägger in medlemmarnas mejladresser i fältet "Hemlig kopia" annars kan alla mottagare se vilka som är medlemmar i facket. Observera att det inte går att skicka en kalenderinbjudan via Outlook till ”hemliga” mottagare. Det vanligast sättet som uppgifter om fackligt medlemskap sprids på ett felaktigt sätt är att mottagaradresserna vid mejlutskick till medlemmar läggs i fältet ”Till” eller ”Kopia”.
Uppgiften om att någon är medlem i en facklig organisation är en känslig uppgift enligt dataskyddsförordningen GDPR och har därför stor påverkan på hanteringen av medlemslistor. Läs mer om vad du som hanterar medlemslistor behöver tänka på: GDPR för förtroendevalda | Akavia
Skulle det mot all förmodan ske att medlemsuppgifter spridits på ett otillåtet sätt ska det så snart det upptäcks rapporteras som en incident via mejl till incident@akavia.se.
