Fördelning av uppdrag och ersättning som biträdande jurist

Under de senaste åren har antalet tvister ökat när en biträdande jurist vill avsluta sin anställning och samtidigt fortsätta med egen verksamhet. I de tvister som uppstår råder det ofta delade meningar både gällande rätten att fortsätta med biträde i pågående uppdrag och gällande fördelning av ersättning från pågående och avslutade uppdrag.

Texten är framförallt anpassad för dig som är biträdande jurist som planerar att sluta och för dig som funderar på att börja jobba på en advokat- eller juristbyrå. Syftet är att förebygga onödiga tvister om du någon gång i framtiden slutar på byrån.

Det absolut bästa sättet att undvika tvist är att från början – innan du skriver på – se till att det är tydligt i anställningsavtalet hur eventuell provision ska beräknas och hur pågående uppdrag ska hanteras när man slutar. Som medlem i Akavia har du verktyg för detta, både i form av anpassade avtalsmallar och avtalsgranskning från förhandlare/rådgivare med stor erfarenhet av advokatbranschen.

Akavias förhandlare/rådgivare hanterar många ärenden av den här typen av varje år och kan ge dig personliga råd och stöd utifrån din situation i vår medlemsrådgivning. Är du biträdande jurist och ska börja jobba på en annan advokatbyrå och har frågor om hur du ska göra, eller om tvist uppstår – kontakta oss.

Är du inte medlem? Läs mer om medlemskapet här.

Biträdande jurist – rättigheter och skyldigheter när du byter jobb

Som ung nyanställd jurist kan det vara svårt att överblicka vilka rättigheter och skyldigheter du har i arbetet. För att undvika en eventuell tvist med arbetsgivaren är det viktigt att redan i ett tidigt skede fastställa vad som gäller om du exempelvis byter löneform eller säger upp dig. Dessutom behöver du och arbetsgivaren diskutera fördelningen av uppdrag, samt hur beräkningen av provision och bonus bör göras.

Om du bestämmer dig för att avsluta din anställning och gå till annan verksamhet är det lämpligt att du och advokatbyrån tillsammans går igenom förutsättningarna. I förhållandet mellan dig och advokatbyrån ska utgångspunkten vara att ersättningen till dig och avräkningen mellan parterna ska beräknas på samma sätt som liknande beräkningar har gjorts under anställningen. Notera att eventuella skatte- eller avgiftsfrågor även kan uppkomma vid avräkning mellan parterna.

Ett första steg är att upprätta en lista över samtliga uppdrag. Det är ofta stor skillnad på hur nya uppdrag hanteras mellan olika advokatbyråer och vilket vinstdelningssystem man har. Det är en fördel om man redan när ett uppdrag registreras på advokatbyrån, är noga med att notera vem som har ackvirerat uppdraget eller vem som ska ansvara, baserat på hur ersättningen sedan fördelas. Det gäller till exempel uppdrag som offentlig försvarare, målsägandebiträde, särskild företrädare för barn, biträde enligt rättshjälpslagen, offentligt biträde, boutrednings man, bodelningsförrättare, god man, uppdrag som skiljeman eller medlare, konkursförvaltare, likvidator eller styrelseuppdrag.

I andra uppdrag där du själv har ackvirerat uppdraget eller av advokatbyrån har tilldelats det övergripande ansvaret, bör du ha rätt att ta med dig uppdraget. Utgångspunkten är att klienten alltid är den som väljer vem som ska fortsätta uppdraget och inte ska bli drabbad vid byte av ombud. Parterna måste hålla klientens intresse främst. Om parterna har olika uppfattning i frågan kan man utgå från respektive parts betydelse i ärendet och handläggningen för att besluta om var ärendet ska hamna. 

I förhållandet mellan klienten, dig och advokatbyrån är det dock klienten som avgör, oavsett vad de två senare har kommit överens om.

Avstå från konkurrensbegränsningar

Om en klient i de fall du och arbetsgivaren kommit överens om att du inte ska ta med dig ärendet, ändå väljer att vända sig till dig i din nya verksamhet har du rätt att åta dig uppdraget. Däremot har du inte rätt att försöka påverka klienter att följa med till den nya verksamheten.

Advokatbyrån har inte rätt att ålägga dig konkurrensklausul eller på annat sätt begränsa din rätt att fortsatt bedriva verksamhet även om du kommer att konkurrera med byråns verksamhet.

Information till klienter

De klienter som berörs av att du lämnar advokatbyrån ska få information om att du lämnar och övergår till annan verksamhet. Om du avser att fortsättningsvis hantera ärendet från din nya verksamhet ska det framgå av informationen. Informationen bör som huvudregel komma gemensamt från advokatbyrån och dig innan din anställning upphör.

Även i de ärenden där du har biträtt, utan att för den skull ha ackvirerat eller har det övergripande ansvaret för klienten, bör klienten meddelas att du övergår till annan verksamhet. Detta beror dock på hur stor inblandning du haft i ärendet och hur nära kontakten med klienten har varit.

Klientakten

Den som har originalakten i ärendet har ansvaret för arkivering av denna. Om du är den som ska hantera klienten framöver ska du ha rätt att ta med dig klientakten eller en fullständig kopia av den, så att du kan fortsätta företräda klienten på bästa sätt. Akten eller kopian ska lämnas till dig senast när du lämnar sin anställning. Advokatbyrån ska inte ta ut någon avgift för detta och det ska inte förekomma någon begränsning i vilken dokumentation som övertas. Advokatbyrån har i detta fall rätt att behålla och arkivera en kopia av klientakten om de önskar.

Om du inte är den som ska hantera klienten framöver ska akten stanna hos advokatbyrån och du har inte rätt att ta med dig någon kopia av akten.

En annan fråga där det kan uppstå tvister är ersättning för upparbetat och ej fakturerat arvode. Beräkning av ersättning och avräkningen mellan parterna är inte helt enkel att hantera och blir extra svår om det råder konflikt. Det är därför viktigt att du och advokatbyrån kommer överens om hur ersättningen ska beräknas för upparbetad tid i ärenden som inte har hunnit avslutas, slutfaktureras eller slutbetalas av klienten när din anställning upphör.

I de ärenden som du tar med dig ska advokatbyrån normalt ha rätt till arvode för upparbetad tid enligt samma principer som gällt under anställningen. Parterna får då börja med att göra en bedömning av om arvodet går att fakturera eller om du ska ta med dig ofakturerad tid som du får fakturera i din nya verksamhet.

För att underlätta beräkningarna bör advokatbyrån innan anställningen upphör se till att fakturera upparbetad tid för samtliga ärenden där det är möjligt. Du ska medverka till detta, både i ärenden som ska följa med dig och i ärenden som ska stanna kvar på byrån.

Om det är fråga om ärenden där man inte kan fakturera görs en beräkning/uppskattning av vad som skulle ha fakturerats av advokatbyrån vid den aktuella tidpunkten. Här gäller samma principer för fakturering som under anställningen.

Om du har haft fast lön ska lön och semesterersättning beräknas enligt samma principer som gällt under anställningen. Eventuell bonus eller provision som normalt beräknas och utbetalas på helårsbasis ska beräknas med en andel motsvarande antal arbetade månader under året.

Har du haft provisionslön ska denna lön och andra eventuella ersättningar beräknas enligt samma principer som gällt under anställningen. Provision ska då beräknas på allt arbete som är utfört av dig. Detta inkluderar även ärenden som ännu inte har avslutats eller slutfakturerats eller i vilka fakturering har skett men likvid inte har influtit.

Schablonavdrag för kundförluster

För ärenden som inte har avslutats eller slutfakturerats ska provision fastställas baserat på upparbetad tid (eller den måttenhet som används) per sista arbetsdagen. Från det beräknade beloppet bör ett schablonavdrag göras i syfte att täcka upp för eventuella kundförluster för den som ska fakturera ärendet längre fram. Hur stort avdraget ska vara är en överenskommelse i det enskilda fallet och kan påverkas av typen av ärenden och klienter, men runt 15 procent är en skälig uppskattning av kundförluster generellt. I fakturerade ärenden ska inget schablonavdrag för kundförluster göras.

Avräkning av ersättning till den biträdande juristen eller advokatbyrån

När anställningen upphör kommer du att ha fordran på lön, bonus, provision, semesterersättning och andra ersättningar. Advokatbyrån kan i sin tur ha en fordran på upparbetat ofakturerat arvode i de ärenden som du tar med dig och där fakturering inte har skett innan anställningen upphör. I de ärendena kommer du att fakturera klienten i din nya verksamhet.

När du och advokatbyrån har fordringar mot varandra behöver en avräkning ske. Om din fordran på lön och andra ersättningar överstiger advokatbyråns fordran på upparbetat ofakturerat arvode i ärenden du tar med dig ska advokatbyrån betala mellanskillnaden till dig. Om istället den upparbetade ofakturerade arvodet i ärenden du tar med dig överstiger din fordran på lön och andra ersättningar ska du betala mellanskillnaden till byrån.

Om du har en stor andel personliga förordnanden kommer det sannolikt vara du som ska betala ersättning till byrån. Även i andra fall är det vanligt att det blir så. Det kan vara bra att vara medveten om detta om du planerar för att lämna din anställning och inleda diskussioner om avräkning.

Ersättningens utbetalning

Eftersom det kan bli fråga om stora belopp som ska betalas från antingen dig eller advokatbyrån bör man i överenskommelsen ta hänsyn till likviditeten hos den som ska betala.

Betalningen till den andra parten bör delas så att den betalande parten har möjlighet att fakturera och få betalt. Man bör således ha en viss eftersläpning i förhållande till möjlig fakturering och då även ta hänsyn till ärendenas karaktär. Om det till stor del rör sig om ärenden där det kan dröja länge innan fakturering kan ske, till exempel vid konkurser bör man komma överens om en längre eftersläpning.

Samtidigt är det inte tillfredsställande för någon av parterna att ha den ekonomiska frågan öppen, varför så kort betalningstid som möjligt ändå är att rekommendera.

Vid till exempel rättshjälpsärenden där utbetalning sker först efter bedömning av domstol eller annan myndighet, finns dock anledning att invänta betalning innan avräkningen görs.

En alternativ lösning – överenskommelse mellan arbetsgivarna

Det finns en alternativ lösning på frågan om ersättning mellan dig och advokatbyrån som kan användas när du går till en anställning på en annan advokatbyrå. Lösningen bygger på ett ömsesidigt avtal mellan de båda advokatbyråerna och avser ärenden som du tar med dig och som inte har fakturerats. Istället för att du får en fordran kan byråerna komma överens om att betala en andel eller summa när ärendet är fakturerat och betalat.

För dig innebär den här lösningen en stor fördel eftersom du inte behöver betala ut någon ersättning till din tidigare arbetsgivare. Det finns annars risk att ett ersättningskrav blir en hämmande faktor när man överväger att byta anställning.

Det kan också innebära att det blir lättare för parterna att lösa vissa tvistefrågor om ersättning för ärenden som flyter in efter faktisk fakturering och betalning.

• Du och advokatbyrån bör gå igenom och upprätta en lista över de aktuella uppdrag som du varit involverad i.
• Personliga uppdrag följer med den som är förordnad.
• Om du inte ska hantera klienten längre ska klienten och all tillhörande dokumentation stanna hos advokatbyrån. Ingen dokumentation får heller kopieras.
• Klienten ska få information om förändringen och ges tillfälle att välja ombud.
• För ärenden som inte avslutats eller slutfakturerats ska en ersättning fastställas baserad på upparbetad tid (eller den måttenhet som används) per sista arbetsdag med schablonavdrag för eventuella kundförluster.
• Beräkning av ersättning ska ske på samma grunder som under anställningen.
• Ofta blir du ersättningsskyldig i avräkningen, ta reda på om arbetsgivarna kan träffa en överenskommelse om ersättningen.

Akavias förhandlare och rådgivare hanterar många ärenden av den här typen av varje år och kan ge dig personliga råd och stöd utifrån din situation. Är du biträdande jurist och ska börja jobba på en annan advokatbyrå och har frågor om hur du ska göra, eller om tvist uppstår – kontakta vår medlemsrådgivning.

Är du inte medlem? Läs mer om medlemskapet här.  

• Kontakta oss