5 tips om att leda på distans

För och nackdelar

Att arbeta på distans har sina för- och nackdelar. Det finns en hel del svårigheter att tackla, som man inte möter på ett klassiskt kontor. Om man är medveten om dem så kan man säkerligen lättare hantera dem. Akavia samarbetar med företaget Go Monday gällande olika rådgivningstjänster.  De har lång erfarenhet av distansarbete och skulle därmed kunna kallas proffs på området. 

Här listar Go Mondays grundare Erik Fors-Andrée sina fem största utmaningar som du som ledare kan stöta på.

1. Tappa inte värderingar

När man inte befinner sig i samma rum som sitt team är det en utmaning att leda enligt de värderingar man (och organisationen) står för. Det är svårare att hitta inspiration till hur man faktiskt gör i praktiken. Hur skapar man till exempel “högt i tak” på distans?

Tips:

• Prata med dina anställda! Fråga hur de ser på saken och kom gemensamt fram till hur ni kan agera i enlighet med värderingarna. Att det sker på distans förändrar inte grundläggande delar i ledarskapet – som att prata med varandra. Försök också hitta digitala motsvarigheter till sådant ni annars gör offline, som att sätta upp hur ni firar när något bra eller hur ni går igenom saker tillsammans så alla är med.
• Justera – eller förstärk – värderingarna. Kanske är det så att tillit blir viktigare när man jobbar mer på distans till exempel? Värderingar ska vara relativt stabila i en organisation, men de måste kunna anpassat efter hur organisationen utvecklas också.

2. Känna av stämningen och känslor

På ett kontor är det lätt att se när det uppstår oro i gruppen, finns missnöje eller om någon verkar må dåligt. Man är van att tolka beteenden som man kan se med blotta ögat. Digitalt blir det svårare – och du måste vara extra vaksam.

Tips:

• Ta varje kommentar som liknar kritik på allvar. Räkna med att en person som uttrycker kritik har suckat och varit irriterad ganska länge redan. Du missar automatiskt suckarna och det kan du inte göra mycket åt, men då måste du vara snabb när suckarna övergått till kritik istället.
• Skapa en stämning, så du vet när den ändras. Om all kommunikation är klinisk och professionell, så kommer du få problem med att känna av stämningarna. Skapa en lekfull miljö, eller forum för att vara lekfull, så underlättar du både för dig själv och gör det trevligare för alla.
• Var en person som man kan öppna upp sig för. Om du bryr dig om vad dina medarbetare har gjort i helgen och är allmänt nyfiken på deras liv – så kommer de berätta för dig när de ligger i skilsmässa och livet är kaos också.

3. Skapa kreativa möten

Jag är ett stort fan av att ha möten där det målas på whiteboarden, man brer ut skisser på ett konferensbord och brainstormar med hela kroppen (nåja..). Men det är ju faktiskt helt omöjligt att göra på distans.

Tips:

• Boka in fysiska möten där det finns gott om tid att ta igen förlorad brainstorming.
• Prata på telefon utan att ha en dator framför sig. Ett telefonmöte där man tar en promenad samtidigt kan vara riktigt givande!
• Prova olika verktyg för kreativitet på distans. Sök inte efter det perfekta verktyget utan var öppen och prova olika saker. Det blir i sig en del av kreativiteten.

4. Tekniken ska fungera

Tekniken blir ibland ett hinder istället för en möjliggörare. Det blir frustrerande när det känns som att du lägger tid på att få uppkopplingen att fungera, ljudet att vara tydligt eller chattgruppen att fungera för rätt personer.

Tips:

• Försök bli vän med tekniken, eller i alla fall sluta se den som fienden. Saker krånglar lite ibland, men det kanske inte behöver vara så farligt. Och andra kanske har mycket mer förståelse än du tror.
• Testa saker i förväg. Du vet ju att det krånglar ibland, så starta videokonferensen 10 minuter innan för att få allt att rulla.
• Försök göra mer själv. Ber du alltid någon om annan om hjälp under devisen “jag är ju inte så bra på det här”, så kommer det inte heller bli bättre. Och det är ditt ansvar att ha koll. Teknik idag är som språk, ekonomi och samhällskunskap – man behöver kunna en del.

5. Regler för Digital arbetsmiljö

Det finns extremt lite material som är anpassat för företag som arbetar digitalt. Hur skapar man till exempel en bra arbetsmiljö? Vad säger lagen och framför allt hur ska jag tolka det? Hur har man koll på när personer jobbar och om de jobbar över? Kan ens personal flexa och hur funkar det? Om någon är sjuk eller vabbar, men jobbar på halvfart ändå? Hur vet jag ens att min personal jobbar på halvfart?

Tips:

• Lita på din personal och ha en öppen dialog.
• Strunta i klockslag och timmar så gott det går – fokusera på vad som ska göras och när det är rimligt att det är klart istället.
• Prata om vad som förväntas och om vilka förväntningar som finns – till exempel gällande tillgänglighet, arbetstider etc. Det kan vara extra viktigt om personer befinner sig i olika tidszoner och ska jobba tillsammans.